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專家訪談·閆夫軍談企業內部信息管理

   2011-05-13 石化石化

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    專家背景: 閆夫軍,企業FS-PTP管理模式和FS-PDCP執行模式的創始人,曾入選《中華優秀人物大典》,計算機和工商管理雙碩士,《全球品牌網》《中國管理咨詢》《聰慧》《商業博客》《世界經理人》《中國企業戰略咨詢》《中部經理人》《中國管理傳播》《智網》等雜志或管理社特約資深管理顧問師和專欄專家,《全球經理人》《財富》等資深顧問,MBA資深講師。

    訪談背景:作為專注于中國民營企業管理變革的權威雜志,我們在發表閆夫軍專家的幾篇文章后,引起了很多民營企業管理人士或負責人的關注,我們也陸陸續續收到很多朋友的來信或來電,對我們進行了鼓勵,為能夠更好的服務于我們的讀者,我們對閆夫軍專家進行了一次專訪。下面就是本次訪談的記錄。

    記者吳平(以下簡稱記者):
    首先非常感謝您在百忙當中抽出時間接受我們的專訪。

    閆夫軍專家(以下簡稱專家)
    能夠和關注于民營企業管理的朋友一起分享管理上的一些理念,也是我的榮幸,

    記者:這段時間,我們陸陸續續收到了一些朋友的來信或來電,對您的一些作品表示了贊同,并引起了一定程度的反響,同時也有一些朋友對您的想法提出了一些問題,我總結了他們想問的一些問題,今天想通過這次機會向您請教。

    專家:非常感謝這些朋友對我及我的作品的關注,當然我也很高興能夠有機會同這些朋友進行交流。

    記者:在您的作品中,很多程度上,您特別注重對內部信息的描述,請問您是如何理解企業里的這些信息的?

    專家:信息,也就是企業內部的數據和事實,是任何作為管理的朋友都必須注重的,沒有信息支持的所有的決定或決策都是“烏托邦”,沒有意義的。我們知道現在很多企業都在做計劃、作目標分解,但是真正能夠按照計劃或目標分解做到的應該不多,為什么呢?原因之一就是缺乏相應的信息支持。

    記者:是不是收集到了信息作為支持,就可以基本上做到科學了?

    專家:不盡然,我只是強調信息的作用,實際上,企業作決定或決策是一個復雜的過程,因為任何決策都與風險/機會并生,科學是相對的,信息是其中基礎的內容,比如說,我們去醫院,醫生一般先進行望聞問切,如不能確定,就會通過相應的設備進行檢測,而這些所有的工作都是為了獲取與個人身體有疾的盡可能多的信息,但是我們不能夠講有了這些信息,就不會誤診。

    記者:嗯,那對于企業的管理者來講,如何來把握信息啊?

    專家:你提出的問題,是一個非常難以回答的問題,也是目前管理界比較頭痛的一個問題,我這幾年也一直在研究這個問題。你現在所提出的問題,是與“信息度”有關的問題。其實企業內部的信息到底是什么?目前都還沒有定論。從不同的側面分析,其描述也不同,不過在目前有幾種觀點是可以借鑒的。有人說信息是用語言、文字、數字、符號、圖象、聲音、情景、表情、狀態等方式傳遞的內容。有人說信息是事物表現的一般形式,信息就是消息,強調了信息的知識性。還有人強調信息的作用性,提出信息是具有新內容與新知識的消息等等。但是總結起來,我個人認為,信息主要是為消除不確定東西而存在,如果一切都是確定的,這些內容也就無所謂了。比如企業要求有標識,你想一想,如果沒有發生問題,這個程序有意義嗎?所以,既然是為消除不確定,那么對于企業內部的信息來說,以下幾種信息是應該加重考慮的。

    1、 公司主業務管理運營所產生的信息

    我們知道,企業的運作是從企業定位開始的,通過定位企業戰略和發展方向,分解成結構化的目標體系,然后通過企業內部運營體系完成企業目標的實現,在這個過程中,所有的程序文件(不管是流程或是其他形式)、作業指導書、工作記錄、外來協助文件等等,都是信息的一個重要組成部分。
    2、 公司主業務監控所產生的信息

    公司要運行出現閉環,除了嚴密的程序外,更需要進行監督與控制,通過對公司目標和計劃的跟蹤監督和控制,實現程序的有效運行,是企業執行監控線的一種體現。企業管理者必須注重這些過程所產生的信息。

    3、 重大評審或不確定評審所產生的

    企業發展是具有實控性的,對于目標實現的重大指導原則,必須定期或不定期評審,這些數據是企業可以自動改進和持續改進的一個重要方法或手段。也是對解決問題的一種支持,所以該類信息必須加以共享和控制。
    4、 突發事件所產生的。
    一次工作失誤、一次工作事故,或者一個小小的錯誤,都有可能使現發性的,它會影響企業管理運營的方法,也應加以重視。
    5、 公司重大決策或決定所產生的
    我想這個就不用多說了,企業運行就是通過不斷的發現和決策來完成的,決策產生的結論是需要企業運作來實現,同樣企業運作需要決策作支持。
    6、 重大失誤所產生的等等
    企業內部管理運營中出現的重大不合格,不符合國家的有關法律法規的相關規定,如3C等。必須及時反饋和加以共享,這方面的例子有好多,我就不多說了。當然以上我所說的只是企業內部的信息,對于企業外部可能都涉及更多,比如:產品、行業、顧客、供方、可替代產品或技術、市場細分定位等等。
    記者:也就是說這些信息都是需要的,也是有效的了?
    專家:這些信息是需要的,但是不是有效的還不好說,一個有效的信息應該有以下幾個特點。
    第一, 完整性,完整是有效信息的第一個關鍵因素,信息表達完整有利于企業更好的把握這些信息,一個不完整的信息可能會使企業走入歧途。使得企業決策風險增大。一個完整的信息最基本的應該包括:人、時間、事件等。 
    第二, 簡單性,一個有效的信息必須是具有良好的可讀性的,再好的信息,失去了可讀性,這種信息也是虛無的,實際意義不是太大。所以說,現在社會上有諸如:用演示說話、用數據說話、用圖表說話等等,都是為了可讀。
    第三, 結構性,我從事咨詢數年,也運作企業兩家,我最深刻的體會就是這三個字“結構性”,企業內部有很多問題,首先需要結構化;企業內部眾多目標的達成,也是結構化,沒有結構化的這些信息就是“眉毛胡子一把抓”,或許你找到了你所需要的信息,可是在眾多的信息中找到有效信息所花費的周期,是不是還是算有效信息?
    第四, 一致性,不同的崗位需要不同的信息,不同的事件需要的也是不同的信息,所以我個人認為是不是一個有效信息,不僅僅要看是不是公司的有效信息,而是對于個體來講是不失有效信息。為什么這么說呢?因為信息具有結構性,不同層次的信息,其支持的目標是不同的。

    記者:是啊,但是隨著企業的發展,尤其是現在的很多小型企業,在發展過度過程中,信息越來越多,每條信息都要這么做,不是很麻煩嗎?
    專家:是嗎?我不是這么認為,在我多年企業研究的過程中發現了一條有意思的現象,這點對于小型企業更加明顯。
    記者:那是什么呢?
    專家:對于企業來說,信息量的確隨著企業的不斷發展而逐漸增多,但是對于企業內部員工來說,信息卻在減少,當然我指的是信息范圍。企業在初創階段,創業人每天都在一起進行溝通,所以這時候的信息范圍是最廣泛的。但是隨著企業的發展,創業人開始變成了企業人,從做人到做崗位進行轉移,而在自己的崗位上的信息卻無形中減少,當然,我仍然指的是信息范圍。所以我個人認為,在固化信息管理傳遞方式后,信息不會隨著量的增加而變得麻煩,不是嗎?
    記者:您說的也是那么一個理,但是我怎么知道我需要得到哪些信息啊?
    專家:呵,你又問了一個不太好回答的問題,其實你有沒有發現,企業內部任何一個崗位的人都想得到大量的信息,當然最好是老板所知道的信息我都知道,換句話說:企業內部任何一個人所期望的信息,是任何企業老板不能夠允許的,如果真的把所有的信息傳遞給企業內部,企業就會處在風雨之中,尤其在目前中國職業化水平還不太高的情況下。所以我建議,在企業內部的員工,不要有這種誤區。最好的做法應該是,先梳理自己在公司增值鏈上所處在的位置,以及在這個位置上到底有多少個文件和記錄支持,從這些文件和記錄出發,就可以找出你到底需要多少信息。當然這不是絕對的。
    需要什么樣的信息和需要多少信息是隨企業的發展而不斷變化的,對于企業的管理者們或者是企業管理咨詢顧問師們應該重點考慮。
    記者:考慮如何獲取這些信息嗎?
    專家:是的,只有有效信息還是遠遠不夠的,企業必須擁有信息傳遞的渠道,我曾經寫過一篇關于“內部溝通”的文章,在里面,我已經詳細的說明了如何獲取信息,比如說:EMAIL、會議、公告、個別輔導、培訓等等,有興趣的可以去看我的那篇文章。對于固化的信息獲取渠道,無外乎下面三條:一是由上而下;二是由下而上;三是橫向傳遞。對于由上而下,多數采用任務和發布的方式;對于由下而上,多數采用匯報和投訴;對于橫向傳遞,多數采用等級傳遞,也就是不同部門職別雷同的崗位進行傳遞。
    記者:今天我同您的訪談中,學到了很多關于企業內部信息管理的知識,最后能不能用一句話概括下?
    專家:太客氣了,我想還是用我們共同分享更好,不是嗎?用一句話概括有點難度,不過我還是要嘗試下了,企業內部信息管理說白了就是按照不同的崗位,采用不同的渠道分配給結構化的有效信息。我這樣說,不知道合不合格。
    記者:謝謝,希望以后能夠再次訪問您。也請您繼續關注中國民企管理。

 
 
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